Ospiti
Procedura di invito
A partire dal 1 luglio 2020 entrerà in vigore il nuovo disciplinare recante le norme in merito ad attività svolte da personale esterno per seminari, partecipazione a comitati scientifici e collaborazioni scientifiche e la Deliberazione del Consiglio Direttivo n. 15502
Per quanto riguarda i compensi e i rimborsi spese per gli “Incarichi aventi finalità di svolgimento
delle attività di seminari, collaborazioni scientifiche e partecipazione a comitati scientifici”, i capitoli di spesa del bilancio dell’Istituto di riferimento
sono i seguenti:
- ATTR SERV BASE (direttore) U1030202002 per i seminari e le collaborazioni scientifiche di breve durata;
- FONDO FAI U1030202002 per gli ospiti di lunga durata;
Per quanto rigurada le dotazioni:
- U1030202002 passiamo le collaborazioni scientifiche;
- U1030202005 passiamo i seminari.
Per quanto attiene i rimborsi per gli “Incarichi aventi finalità di sviluppo di lavori teorici e
sperimentali comuni; partecipazione a cicli di conferenze, seminari, scuole congiunti; stimolo di
nuove collaborazioni e/o consolidamento di quelle esistenti; favorire l'uso congiunto di installazioni
sperimentali; scambio di personale scientifico o tecnico (con reciprocità); scambio di informazioni
scientifiche o tecniche” il capitolo di spesa di riferimento è il seguente: U.1.03.02.02.002.
NEWS: Nel caso di una ospitalità per una collaborazione scientifica, il richiedente dovrà inviare una breve relazione scritta sul'attività svolta dall'ospite a: mauro.mancini@roma1.infn.it
Chi che volesse presentare richiesta di invito deve sottomettere i seguenti documenti:
- Richiesta di Invito, compilata in tutte le sue parti;
- Copia del passaporto;
- NEW: Dichiarazione per utenti esterni (ITA - ENG)
- Inquadramento fiscale e dati personali (ITA - EN - ISTRUZIONI). E' fortemente consigliato scaricare il file prima di compilarlo, altrimenti i menù a tendina potrebbero non funzionare.
- Breve curriculum dell'ospite (il CV è necessario ESCLUSIVAMENTE nel caso di ospiti invitati sul fondo Spese Soggiorno Ospiti Ricercatori).
- Dichiarazione per evitare la doppia imposizione (se esiste una convenzione bilaterale; l’imponibilita' verra' valutata per ogni ospite di volta in volta). Alle convenzioni in elenco si è aggiunta recentemente anche la Convenzione tra il Governo della Repubblica italiana e il Governo di Barbados, firmata il 24 agosto 2015.
- Modulo di richiesta del codice fiscale. Il modulo di richiesta del codice fiscale deve essere utilizzato ESCLUSIVAMENTE nel caso in cui si renda necessario pagare un compenso o un rimborso ad un ospite straniero che non sia già in possesso del codice fiscale. Il modulo dovrà essere compilato, sottoscritto ed inviato (da parte dell'ospite) a mauro.mancini@roma1.infn.it almeno 30 giorni prima del suo arrivo in Italia e sarà utilizzato per richiedere il codice fiscale per conto dell'ospite. Al fine di facilitare la compilazione da parte degli ospiti sono stati evidenziati in giallo i campi che devono essere compilati mentre quelli non necessari sono stati disabilitati.
In alternativa l'ospite potrà richiedere direttamente il codice fiscale presso il consolato italiano del proprio paese. Il codice fiscale non è invece necessario nel caso l'ospite venga rimborsato a piè di lista.
Contatti: mauro.mancini@roma1.infn.it
Una volta ottenuta l'autorizzazione del Direttore (o del Coordinatore) l'Ufficio di Direzione si occupera' delle procedure di invito dell'ospite mentre l'Amministrazione provvedera' ad impegnare i fondi richiesti.
Invito per seminario e per collaborazione scientifica
Gli incarichi aventi finalità di svolgimento delle attività di seminari, collaborazioni scientifiche e
partecipazione a comitati scientifici dovranno avere le seguenti caratteristiche:
- Durata: da 1 giorno fino ad un massimo di 30 giorni;
- Motivazione: agenda delle attività da dettagliare per ciascun giorno di incarico, salvo un giorno che può
essere considerato come tempo di viaggio;
- Oneri e spese: fino ad un massimo di Euro 2.000 se si tratta di attività svolte da residenti nel territorio
dell’Unione Europea; fino ad un massimo di Euro 3.000 se si tratta di attività svolte da residenti nel resto del
mondo.
Accoglienza
Al suo arrivo presso la Sezione di Roma l'ospite verra' registrato, assicurato e gli verranno fornite tutte le informazioni necessarie allo svolgimento delle procedure per il soggiorno (se necessario) e per l'ottenimento del rimborso economico per le spese di viaggio e/o alloggio.
Liquidazione
Nel momento in cui l'ospite avra' presentato tutta la documentazione richiesta (ricevute relative alle spese di viaggio, vitto e alloggio, ecc...) all'Ufficio di Direzione, questa verro' trasmessa all'Amministrazione della Sezione che provvedera' al pagamento.
Nel caso in cui all'ospite vengano corrisposti solo dei rimborsi relativi a spese di viaggio, vitto ed alloggio, queste saranno rimborsate interamente senza l'applicazione di alcuna tassazione, indipendentemente dal fatto che le spese siano state sostenute dalla Sezione o dall'ospite stesso. Nel caso in cui invece all'ospite venga corrisposto anche un compenso giornaliero, questa e tutte le spese di cui sopra saranno tassate al 30% (20% se italiani) o secondo quanto riportato in convenzioni bilaterali.
Il rimborso avverra' secondo i seguenti criteri:
RIMBORSO SPESE A PIE' DI LISTA
Per le voci e nei limiti di ciascuna tipologia previsti dal Disciplinare sul trattamento di missione del personale dell’INFN.COMPENSI
In alternativa all'ospite potrà essere pagato un compenso più il rimborso spese a pié di lista per le voci e nei limiti di ciascuna tipologia previsti dal Disciplinare sul trattamento di missione del personale dell’INFN oppure un compenso omnicomprensivo.Il rimborso delle spese per il taxi è consentito solo per i trasferimenti da e per gli aeroporti. Non sono invece ammessi rimborsi per trasferimenti effetuati in città durante il soggiorno.
Informazioni utili
Tutte le informazioni relative alle pratiche per la richiesta dei visti di ingresso in Italia, alle convenzioni fiscali, agli uffici consolari italiani nel mondo, ecc... sono disponibili al seguente link: http://www.roma1.infn.it/direzione/info.html
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i biglietti di viaggio degli ospiti possono essere acquistati
direttamente dall'Amministrazione. Per usufruire di questo servizio è necessario compilare l'apposito form online. L’agenzia fatturera' il costo del biglietto direttamente all’Infn Sez.
di Roma.
Contatti
Mauro Mancini Tel. +39 06 4991 4318 Fax +39 06 4453829